Ordine via e-mail, conferma in PDF, DDT cartaceo: tre documenti che dovrebbero dire la stessa cosa e spesso non lo fanno. Questo caso d’uso descrive un assistente che li mette a confronto.
La situazione di partenza
I controlli si fanno a campione o non si fanno. Una quantità sbagliata o un prezzo aggiornato senza preavviso emergono solo in fattura, quando è più difficile contestarli.
Che cosa fa l’assistente
- Legge ordini, conferme e DDT (PDF o scansioni leggibili).
- Allinea le righe per articolo.
- Segnala differenze di quantità, prezzo, data di consegna.
- Prepara un riepilogo per chi gestisce gli acquisti.
Esempio
Prima
Ordine n. 118 (12 righe) + conferma d’ordine fornitore Alfa + DDT del 21/10.
Dopo
Differenze trovate (2) · Art. 3307 Guanti nitrile M: ordinati 20 conf., in conferma 20, nel DDT 15 · Art. 5120 Detergente 5 L: prezzo ordine 11,40 €, in conferma 12,10 € Consegna: prevista il 20/10, effettiva il 21/10 10 righe senza differenze.
Esempio di fantasia, a solo scopo illustrativo.
Ciò che resta a una persona
- Contestazioni e solleciti ai fornitori.
- Accettazione o rifiuto della merce.
- Registrazioni contabili.
Informazione sugli strumenti di IA: nella proposta indichiamo i sistemi impiegati, il fornitore e il luogo di trattamento dei dati, in linea con l’art. 13 della Legge 132/2025.
Domande su questo caso
Funziona con documenti scansionati?
Se la scansione è leggibile, sì. Con fotografie storte o sbiadite la precisione cala: per questo le segnalazioni vanno sempre verificate.
Si collega al gestionale?
Se il gestionale esporta gli ordini, possiamo usarli direttamente. Altrimenti si parte dai PDF.