Più tempo per i clienti, meno carte da rincorrere.
Telefonate da richiamare, conferme d’ordine da verificare, bandi da leggere, clienti che scrivono in tedesco. Progettiamo assistenti di intelligenza artificiale che preparano il lavoro: Lei verifica e decide.
- Una attività alla volta
- Strumenti di IA dichiarati
- Dati trattati secondo il GDPR
- Preventivo a prezzo fisso
Sei attività che possiamo alleggerire
Apra ciascun caso per vedere cosa fa l’assistente. Ogni progetto è adattato al Suo modo di lavorare e definito per iscritto prima di iniziare.
01Richiami telefoniciNessuna chiamata persa resta senza risposta.
Trascrive i messaggi in segreteria e gli appunti delle telefonate, li ordina per priorità e prepara la lista di chi richiamare e perché.
- Trascrive i messaggi della segreteria telefonica.
- Riassume motivo, urgenza e recapito di ogni chiamata.
- Prepara la lista dei richiami in ordine di priorità.
Messaggio in segreteria, 18:42: «Buonasera, sono Marta Galli, avevo l’appuntamento giovedì per la dichiarazione, ma mi manca ancora la CU del mio ex datore di lavoro. Mi richiamate? 340…»
02Ordini e conferme fornitoriQuello che ha ordinato è quello che arriva?
Confronta i Suoi ordini con le conferme d’ordine e i documenti di trasporto dei fornitori e segnala differenze di quantità, prezzo o data.
- Legge ordini, conferme e DDT (PDF o scansioni leggibili).
- Allinea le righe per articolo.
- Segnala differenze di quantità, prezzo, data di consegna.
Ordine n. 118 (12 righe) + conferma d’ordine fornitore Alfa + DDT del 21/10.
03Passaggio di consegne tra turniIl turno successivo sa già cosa è successo.
Trasforma le note veloci di fine turno in un riepilogo ordinato: cosa è stato fatto, cosa resta aperto, a cosa fare attenzione.
- Raccoglie note scritte o dettate di fine turno.
- Le ordina in fatto, da fare, attenzione.
- Evidenzia ciò che ha un orario o una scadenza.
nota vocale: cam 12 lamenta rumore condizionatore, tecnico domani 9. gruppo tedesco arriva 14 non 16. finito latte colazione, ordinato. sig. Bassi chiede late checkout ok fino 12
04Bandi e documenti lunghiLe cose importanti di 60 pagine, in una.
Riassume bandi di finanziamento, capitolati e condizioni generali, mettendo in evidenza requisiti, scadenze, importi e punti poco chiari, con il riferimento alla pagina.
- Riassume il documento in sezioni brevi.
- Evidenzia requisiti, scadenze, importi e obblighi.
- Indica la pagina del documento originale.
Bando regionale «Digitalizzazione PMI», 42 pagine, domande dal 3/11 al 15/12, contributo a fondo perduto…
05Traduzioni per clienti stranieriRisposte in tedesco, inglese o francese, rilette da Lei.
Traduce le richieste dei clienti stranieri e prepara risposte nella loro lingua, accompagnate dalla traduzione italiana per poterle controllare.
- Traduce il messaggio del cliente in italiano.
- Prepara la risposta nella lingua del cliente.
- Affianca la versione italiana per il controllo.
Hallo, wir möchten im Mai für 5 Nächte kommen, 2 Erwachsene und ein Kind (6). Ist ein Hund erlaubt?
06Risposte sul sito, dichiarateUn assistente sul sito che dice di essere un’IA.
Un piccolo assistente sul Suo sito che risponde alle domande frequenti usando solo informazioni approvate, dichiara chiaramente di essere un sistema di IA e passa a una persona quando serve.
- Risponde solo con le informazioni che Lei ha approvato.
- Si presenta come assistente virtuale basato su IA, fin dal primo messaggio.
- Propone il contatto con una persona per ogni richiesta fuori elenco.
Visitatore: Fate anche consulenze il sabato?
Dal documento alla bozza
Selezioni un caso per vedere il risultato preparato dall’assistente. I testi sono scritti in anticipo: non è attivo alcun sistema di IA e nessun dato viene inviato.
In arrivo
Messaggio in segreteria: «Salve, sono il geometra Neri, vi chiamo per la pratica di via Roma: il Comune ha chiesto un’integrazione entro venerdì. Richiamatemi quando potete.»
Preparato per Lei
Da richiamare – priorità ALTA · Geom. Neri · Pratica di via Roma: il Comune chiede un’integrazione · Scadenza: venerdì Suggerimento: richiamare oggi.
Come lavoriamo insieme
Un percorso breve e trasparente, senza vincoli di durata.
Colloquio conoscitivo
Ci racconta l’organizzazione del lavoro. Individuiamo un’attività adatta, o Le diciamo che non conviene.
Proposta scritta
Funzioni, dati trattati, fornitori, strumenti di IA impiegati, tempi e prezzo fisso, nero su bianco.
Formazione e prova
Una breve formazione al personale e due settimane di utilizzo reale con controllo su ogni risultato.
Valutazione
Analizziamo insieme ciò che ha funzionato e decidiamo se proseguire, correggere o fermarci.
Tre impegni che prendiamo
L’intelligenza artificiale può commettere errori. Questi principi servono a contenerli.
Controllo umano
Ogni risposta, invio o decisione resta a una persona del Suo team. L’assistente prepara, non agisce da solo.
Trasparenza
Le comunichiamo per iscritto quali sistemi di IA usiamo, così come prevede la Legge 132/2025, e La aiutiamo a fare lo stesso con i Suoi clienti.
Dati minimi
Trattiamo solo i dati necessari, con fornitori nominati responsabili e tempi di conservazione definiti.
Per decidere con cognizione
Due letture brevi su temi che ci vengono chiesti spesso.
Da dove si comincia?
Da un colloquio in cui ci racconta come lavora il Suo studio o la Sua azienda. Scegliamo insieme una sola attività da cui partire, quella in cui il beneficio è più chiaro.
I miei clienti sapranno che uso l’IA?
Sì, se lo desidera, e in certi casi è obbligatorio. La Legge 132/2025 (art. 13) chiede ai professionisti di informare i clienti sugli strumenti di IA impiegati; l’AI Act (art. 50) richiede, dal 2 agosto 2026, di dichiarare quando una persona interagisce direttamente con un sistema di IA.
Che fine fanno i dati dei miei clienti?
Definiamo per iscritto quali dati servono, quali fornitori li trattano, dove e per quanto tempo. Sottoscriviamo l’accordo ex art. 28 GDPR e scegliamo servizi che non usano i dati per addestrare i propri modelli.
Il mio personale dovrà imparare qualcosa?
Una breve formazione è inclusa: è anche un obbligo previsto dall’art. 4 dell’AI Act, che chiede un livello sufficiente di alfabetizzazione sull’IA per chi utilizza questi sistemi.
Quali sono i costi?
Dopo il colloquio riceve un preventivo scritto a prezzo fisso. Non promettiamo risparmi percentuali: valutiamo insieme i risultati alla fine della fase di prova.
Parliamo della Sua giornata tipo
Non occorre preparare nulla. Ci racconti quali attività si ripetono e dove si accumula il lavoro: Le diremo con franchezza se un assistente può aiutare.