In uno studio o in un piccolo ufficio il telefono squilla mentre si è occupati. I messaggi in segreteria si accumulano e i foglietti con «richiamare Rossi» finiscono sotto la tastiera. Questo caso d’uso descrive un assistente che rimette ordine.
La situazione di partenza
Le richieste telefoniche non lasciano traccia scritta. Ci si dimentica di richiamare, oppure si richiama senza ricordare il motivo, e il cliente deve ripetere tutto.
Che cosa fa l’assistente
- Trascrive i messaggi della segreteria telefonica.
- Riassume motivo, urgenza e recapito di ogni chiamata.
- Prepara la lista dei richiami in ordine di priorità.
- Non chiama e non risponde al posto Suo.
Esempio
Prima
Messaggio in segreteria, 18:42: «Buonasera, sono Marta Galli, avevo l’appuntamento giovedì per la dichiarazione, ma mi manca ancora la CU del mio ex datore di lavoro. Mi richiamate? 340…»
Dopo
Da richiamare – priorità media · Marta Galli – 340… · Motivo: appuntamento giovedì (dichiarazione), manca la CU dell’ex datore di lavoro · Domanda implicita: spostare l’appuntamento? Suggerimento: richiamare entro mercoledì.
Esempio di fantasia, a solo scopo illustrativo.
Ciò che resta a una persona
- Tutte le telefonate di risposta.
- Valutazione di casi urgenti o delicati.
- Gestione dei dati particolari eventualmente citati.
Informazione sugli strumenti di IA: nella proposta indichiamo i sistemi impiegati, il fornitore e il luogo di trattamento dei dati, in linea con l’art. 13 della Legge 132/2025.
Domande su questo caso
I chiamanti vanno informati?
Sì: se i messaggi vengono trascritti con un servizio di IA, è opportuno indicarlo nel messaggio di benvenuto della segreteria e nell’informativa privacy.
E se un messaggio contiene dati sanitari?
Prima di iniziare stabiliamo regole specifiche. Per alcuni ambiti è preferibile escludere la trascrizione automatica.